ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО НАУКЕ, ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ
И ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет управления
Кафедра документоведения
и организациия делопроиз-
водства
КУРСОВАЯ РАБОТА
по делопроизводству
Тема: "Организация работы секретаря"
студентки 3 курса
заочного отделения
<..............>
Москва, 1993 г.
.
- 2 -
В В Е Д Е Н И Е
Достижение науки и техники, бурное развитие научнотех-
нической революции, воздействующие на всю сферу человечес-
кой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования уп-
равления, стиля и методов работы, повышения качества и
эффективности управленческого труда.
Стиль руководителя является одной из важнейших сторон
управленческой деятельности: от того, как работает руково-
дитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие
"стиль руководителя" включается его способность организа-
вать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прис-
лушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам,
понимание чувств других людей. На стиль руководителя в от-
дельной степени влияет работа его секретаря.
Можно без приувеличения сказать, что качество и эффек-
тивность работы аппарата управления во многом определяется
умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязаннос-
ти, освободить руководителя от нерациональной затраты вре-
мени на выполнение технически функций.
По сути дела, секретарь является координирующим цент-
ром конкретного структурного подразделения, что на практике
означает полную осведомленность о местонахождении лиц свое-
го подразделения, правильное оформление переписки, подго-
товку организацию телефонных разговоров. Все это особенно
необходимо для оперативного выполнения срочного задания ру-
ководства определенным должностным лицам закрепленного под-
разделения.
Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в
компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно
участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь
личные качества секретаря, такие, как энергичность, само-
дисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелатель-
ность, чувство справедливости, наряду с личным обоянием иг-
рают большую роль. Секретарь является связующим звеном
между своим руководителем и подчиненными. Секретарь предс-
тавляет руководителя также и перед другими учреждениями, и
по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее ор-
ганизации.
- 3 -
Механизация и автоматизация управленческого труда тре-
буют от секретаря постоянного повышения своей деловой ква-
лификации, более глубоких знаний технологии конторского
труда, делопроизводства.
Одним из путей обеспечения высокой эффективности рабо-
ты аппарата управления является правильная организация ра-
работы такой массовой категории вспомагательных сотрудников
как секретари. Однако в этой области необходимо отметить
существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря
сводится главным образом к освоению технических навыков -
стенография, машинопись и т.п. Вопросы же рациональной ор-
ганизации работы секретаря, различные психологические ас-
пекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые
навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной
практической работы методом "проб и ошибок".
Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров
индивидуального пользования, мощных средств автоматизиро-
ванной обработки текста и графической информации, высоко
эффективных устройств ее хранения и поиска, современных
средств связи и сетей электронно-вычислительных машин поз-
воляют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах
создания электронной конторы будущего .
Может быть, при таком уровне развития техники уже не
имеет существенного значения организационные и психологи-
ческие аспекты труда служащих, и техника способна решить
все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководите-
ля и секретаря.
Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной тех-
ники решаются лишь вопросы автоматизации информационных
процессов, то есть те, коip
ФыЕ
Текущая страница: 1
|
