|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
страницы:
1
2
3
Текущая страница: 1
|
|
Тюменский Государственный
университет
РЕФЕРАТ
на тему:
Стиль и оформление
служебных документов
Выполнила:
Тюмень-1998
Содержание.
Niaa??aiea.
Eniieuciaaiea ooaiiia
Aaeiaie yoeeao
Ioi?ieaiea aieoiaioia
Aaou, ?enea a aieoiaioao
Ooaa??aaiea e niaeaniaaiea
Aianoi caee??aiey
Использование штампов
Текст служебного документа не спутаешь ни с каким другим текстом. Это говорит о том, что за годы существования служебной документации у неё выработался свой стиль, подчиняющийся определённым правилам, которые составной частью входят в деловой этикет.
Специфическую «окраску» таким документам придаёт использование сложившихся в отечественном делопроизводстве формулировок, языковых штампов, таких как: « освободить от занимаемой должности...»; « контроль за исполнением возложить...»; « оплата гарантируется...»; « во исполнение решения...»; «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что...» и т.д. наличие таких штампов облегчает процесс составления служебных документов и обеспечивает им нужную информативность, облегчает, «стандартизирует» процесс восприятия документов. Этим же обуславливается и необходимость лаконизма, точность формулировок, однозначность смыслового содержания служебных документов.
Западные специалисты по делопроизводству полагают, что при составлении деловых писем следует избегать штампов. Язык деловых писем должен быть максимально приближен к разговорному. Сравните, как одно и то же содержание мое быть выражено в форме делового письма, которая принята у нас, и в форме, рекомендуемой западными специалистами:
В связи с Вашей просьбой о продлении кредита от 5 июля 1995 года, № 18/45 сообщаем следующее. Наш совет рассмотрел Ваш вопрос и принял решение о продлении сроков погашения кредита с соответствующим увеличением процентов.
Рады Вам сообщить, что срок погашения Вашего кредита продлён. На следующей неделе Вам будет высланы соответствующие документы с новой датой уплаты и указанием процентов.
Деловой этикет
Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, то он должен быть написан в доброжелательном тоне с убедительными объяснениями, чтобы оставалась возможность продолжения деловых отношений. Поэтому не следует начинать письмо с отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.
Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценён как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п.
Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывается резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность - соревноваться в чрезмерной вежливости. Неправильное представление о деловой вежливости приводит к появлению в документах выражений типа « Не откажете в любезности...»; « Будьте так добры...» и т.д. можно представить себе удивление какого-нибудь директора предприятия в заволжской глубинке, если он получит письмо в западном варианте на фирменном бланке от коллеги из Урюпинска следующего содержания:
Дорогой Иван Иванович!
Мною подготовлено для Вас 19 проэктов, которые я представляю на Ваше рассмотрение. Мои друзья считают, что они прелестны и весьма привлекательны (ведб не часто встретишь такие проэкты, не правда ли?). Но у них есть ещё одно достоинство - они незабываемы. Мне же больше всего нравится высказывание моего компаньона. Он считает, что « они взбудоражат весь мир». Думаю, что вы согласны с этим.
Для нас более привычна другая форма письма:
Уважаемый Иван Иванович!
В соответствии с предварительной договорённостью нами подготовлены для Вас 19 прэктов, наиболее отвечающих Вашим требованиям. Предоставляем их в ваше распоряжение.
В деловых кругах развитых стран принято пользоваться пособиями по деловой документации, в которых выделяется специальный раздел, посвященный этикету и содержащий список особых идиом, придающих документувежливый оттенок, но в силу своей формальности превратившийся в своеобразное « этикетное клише».
Едва ли возможен полный список рекомендуемых выражений. Как богат язык, так богаты и формы выражения вежливости, несмотря на сухость, официальность и жёсткие стилистические рамки деловых документов. И дело заключается в изложении фактов и просьб, в аакуратности оформления и чёткости стиля, наконец, даже в своеобразном деловом « церемониале», т.е. правилах составления, подписания, прохождения и реализации документов. Так, вряд ли адресат, даже находящийся в подчинении у авторов документа, с удовольствием воспримет письмо, в котором чувствуется пренебрежение к нему: « Направляем к вам доработанный проэкт устава... Просим рассмотреть и утвердить». Пренебрежение здесь проявляется в том, что авторы письма недопускают возможности, что документ может быть и не утверждён. В данном случае ошибка может быть устранена, если в письме после слов « Посим рассмотреть» добавить фразу « и в случае положительного решения...» либо исключить слово « рассмотреть», оставить просто: « Просим утвердить».
Текущая страница: 1
|
|
|
|
|
 |
Предмет: Экономика
|
 |
Тема: Стиль и оформление служебных документов |
 |
Ключевые слова: семья, этика, делопроизводство, Стиль и оформление служебных документов, Общение этика семья брак, служебных, Стиль, оформление, брак, референт, печать, документов, секретарь, секретарь референт делопроизводство печать, Общение |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
